La destruction d’archives

Pourquoi devez vous détruire vos archives ?

La conservation des documents et la destruction d’archives est une obligation légale pour les entreprises.

Elles doivent conserver leurs archives (factures, commandes, documents juridiques et sociaux, fiches de paie…) pendant la durée légale prévue. Une fois cette période écoulée, les documents d’entreprise peuvent être détruits.

La destruction des documents non destinés à une conservation permanente est également primordiale pour préserver la confidentialité et la protection des données personnelles, afin de prévenir tout risque de vol.

À quel moment vos archives sont-elles détruites ?

Conformément aux délais de conservation stipulés dans le plan d’archivage, LDF procède à la destruction de vos archives confidentielles selon les périodes définies. LDF assure une sécurité et une confidentialité optimales à ses clients, ce qui lui vaut la confiance de nombreuses entreprises.

Comment s’effectue la destruction de vos archives ?

La destruction des archives consiste à éliminer les documents dont la période de conservation est dépassée et dont la nature n’a aucune valeur patrimoniale nécessitant une conservation permanente. Cette procédure permet de garantir une gestion optimale des archives en éliminant les éléments superflus tout en préservant l’intégrité des documents d’importance historique.

La politique d’archivage détermine le sort final des archives en évaluant celles qui doivent être détruites en raison de leur obsolescence ou de leur péremption.

Pour chaque destruction, il est nécessaire d’établir un bordereau d’élimination en contractant une entreprise spécialisée dans la destruction. Cette dernière fournira en procédant le cas échéant au débarras de bureau un certificat de destruction qui devra être conservé de manière définitive.

Qu’est-ce qu’un certificat de destruction d’archives ? Comment peut-on qualifier ce document essentiel ?

La destruction des archives confidentielles s’accompagne d’un certificat officiel attestant de l’exécution de cette opération.

Ce document certifié est systématiquement remis à l’entreprise après chaque destruction, confirmant que les documents ont été détruits de manière compétente.

Le certificat fournit diverses informations telles que la date de destruction, le type de documents traités, le volume d’archives à détruire, ainsi que le nom de l’entreprise qualifiée chargée de cette tâche, et bien d’autres renseignements importants.

Pourquoi ne pas éliminer mes archives en interne ?

Certain entreprises sont tentées de détruire leurs archives en interne. Les plus prudentes investissent dans une « déchiqueteuse » censée garantir la destruction totale des documents. Cependant, cette solution est limitée aux petits volumes.

Il est important de le savoir, il existe de nombreuses raisons pour lesquelles faire appel à un professionnel pour cette tâche délicate est essentiel.

L’élimination des documents en interne peut favoriser la fraude, parfois commise par vos propres collaborateurs !

Il est important de noter que 90 % des entreprises ont connu des pertes ou des vols au cours des douze derniers mois.

Plus de la moitié de ces fuites de données sensibles et confidentielles sont causées par des employés au sein même de l’entreprise. La destruction de ces documents peut ainsi prévenir les fraudes commises en interne.

Pour est-il nécessaire de demander un devis pour la destruction de vos archives ?

Afin de répondre à tous vos besoins en recherche, consultation et destruction d’archives, il est essentiel pour votre entreprise de faire appel à une société spécialisée en archivage.

C’est d’autant plus important si elle propose une solution complète de gestion, telle que celle offerte par LDF.

En confiant vos archives à des experts en gestion documentaire, vous vous déchargez de toutes les contraintes liées à l’archivage.

N’hésitez pas à demander un devis personnalisé pour l’archivage physique de vos documents.